Politique de confidentialité - Alvedis Conseil
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Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE 15/07/2019

Alvedis est très attachée à la protection de la vie privée des candidats, du personnel des entreprises souhaitant lui confier une mission de recrutement, et des visiteurs de son site Internet http://www.alvedis.com (le « Site ») (ci-après collectivement les « Personnes concernées » ou « Vous »).

Alvedis, en tant qu’éditeur du Site et responsable de traitement des données personnelles collectées au travers du Site, s’engage à se conformer strictement à la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés telle que modifiée par la loi du 20 juin 2018 ainsi qu’au Règlement n°2016-679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après « Règlementation « ).

La présente politique de confidentialité (la « Politique de Confidentialité ») vise à Vous informer des modalités de collecte et de traitement des données personnelles, lors (i) de la soumission d’une candidature sur le Site, (ii) du dépôt d’une mission de recrutement par une entreprise, (iii) lors de la soumission du formulaire de contact ou encore (iv) lors de votre visite sur le Site. La présente Politique Vous informe également de l’usage qu’Alvedis fait de vos données, à qui elles sont destinées, la durée pendant laquelle Alvedis les conserve et des droits dont Vous disposez.

1. Les responsables de traitement

Alvedis agit en qualité de responsable de traitement du Site.

Alvedis Conseil SARL est une société à responsabilité limitée à associé unique au capital de 500 000 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris, sous le numéro 538 868 530, dont le siège social est sis 5 Place des Ternes 75008 PARIS, représentée par son Gérant, M. Thibaut Roussey (« Alvedis »).

Le client d’Alvedis, employeur à la recherche d’un candidat pour un poste déterminé, agit en qualité de responsable conjoint de traitement avec Alvedis dès lors qu’Alvedis et son client participent conjointement à un ensemble d’opérations poursuivant une finalité́ commune, à savoir celle du recrutement d’un candidat. L’identité du client varie en principe d’une mission de recrutement à une autre. Alvedis communiquera le nom de l’employeur au candidat, sous réserve qu’il soit présélectionné, pendant le processus de recrutement conformément à la Règlementation.

Dans le cadre des missions qui lui sont confiées, Alvedis démarche les candidats par approche directe, en mettant en œuvre différents moyens, notamment en collectant les données sur les réseaux sociaux professionnels tels que Linkedin, ou en publiant une annonce sur le Site, ou encore en utilisant les données à caractère personnel dont Alvedis dispose déjà dans ses bases si le candidat a précédemment été en contact avec Alvedis ou s’il a déposé une candidature spontanée sur le Site.

Alvedis opère une première sélection de candidats qu’elle reçoit en entretien puis procède à une présélection de candidats pour son client. Le client étudie les candidatures avec Alvedis et reçoit les candidats présélectionnés. Le client décide seul du candidat qu’il souhaite recruter et procède à l’ensemble des formalités relatives à l’établissement du contrat de travail, avec ou sans le concours d’Alvedis.

2. Les données personnelles collectées et les modalités de collecte

Au sens de la Règlementation, sont considérées comme des données personnelles, les données d’une personne physique qui permettent de l’identifier ou de la rendre identifiable, telles que le nom, le prénom, l’adresse email ou postale de la Personne concernée.

Les données personnelles sont directement recueillies par Alvedis auprès de la Personne concernée, lorsque celle-ci postule sur le Site, dépose une demande de mission, ou complète le formulaire de contact sur le Site.

Les données personnelles sont indirectement recueillies par Alvedis auprès de la Personne concernée lorsqu’Alvedis contacte un candidat qu’il a identifié sur internet par approche directe pour lui proposer un poste et/ou qu’il a obtenu les coordonnées du candidat par l’intermédiaire d’un tiers.

– Données des candidats

Lors de toute candidature sur le Site ou sur le site d’emplois d’un partenaire d’Alvedis (comme Cadremploi), le candidat devra remplir les champs obligatoires suivants :

  • ž Nom
  • ž Prénom
  • ž Adresse email
  • ž Curriculum vitae
  • ž Lettre de motivation.

Ces informations sont impératives pour pouvoir analyser votre candidature et répondre à votre demande. Si Vous ne souhaitez pas nous les fournir, Vous ne pourrez pas candidater sur le Site.

Selon le contenu des documents fournis, les informations collectées peuvent être les suivantes :

  • ž Nom, prénom
  • ž Numéro de téléphone
  • ž Âge
  • ž Statut personnel
  • ž Adresse postale et email
  • ž Numéro de téléphone
  • ž Expérience professionnelle
  • ž Diplômes
  • ž Métier pour lequel la candidature est effectuée
  • ž Plus généralement toutes autres informations fournies par le candidat lors de la candidature.

Lorsqu’Alvedis contacte un candidat par approche directe, par email ou par téléphone, Alvedis est susceptible de collecter les données personnelles suivantes sur le candidat : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, expérience professionnelle, diplôme, qu’il a obtenu indirectement sur les réseaux sociaux professionnels tels que LinkedIn, ou auprès de tiers.

Lors du premier contact avec le candidat, Alvedis l’informe de la source auprès de laquelle il a obtenu ses données personnelles, ainsi que des informations sur l’identité du responsable de traitement, les finalités principales du traitement des données du candidat à savoir son recrutement pour un poste défini, une description des droits du candidat (notamment du droit de s’opposer à ce que ses données soient traitées dans le cadre du recrutement, le droit d’effacement de ses données ou le droit d’accès à ses données).

Au stade de la présélection des candidats, Alvedis peut être amenée à collecter d’autres données auprès du candidat telles que sa nationalité, sa rémunération actuelle. Alvedis peut être amenée à recueillir des références professionnelles et un bilan de l’entretien annuel du candidat ainsi que d’autres informations utiles au regard du poste à pourvoir.

Si le candidat est sélectionné par l’employeur, Alvedis peut être amenée à collecter des informations personnelles complémentaires en vue de l’élaboration du contrat de travail entre le candidat et l’employeur telles que le numéro de Sécurité Sociale, le RIB, le titre de séjour, une photocopie de carte d’identité ou de passeport. Alvedis agit dans ce cadre en tant que sous-traitant du client.

– Données du personnel de l’entreprise client

Lors du dépôt d’une demande de mission sur le Site, le personnel de l’entreprise Cliente devra remplir les champs obligatoires suivants :

  • ž Nom de l’entreprise
  • ž Nom et prénom de la personne qui effectue la demande
  • ž Fonction exercée au sein de l’entreprise
  • ž Adresse email.

Ces informations sont impératives pour pouvoir analyser et répondre à votre demande. Si Vous ne souhaitez pas nous les fournir, nous ne pourrons pas traiter votre demande.

Selon le contenu des documents fournis, les informations collectées peuvent être les suivantes :

  • ž Numéro de téléphone
  • ž Descriptif de mission
  • ž Plus généralement toutes autres informations fournies par le personnel de l’entreprise lors de la demande de mission.

– Données des visiteurs du Site

Enfin, lors de toute demande d’information sur le Site, le visiteur devra remplir un formulaire de contact dont les informations obligatoires sont les suivantes :

  • ž Nom
  • ž Prénom
  • ž Email

Ces informations sont impératives pour pouvoir répondre à votre demande. Si Vous ne souhaitez pas nous les fournir, nous ne pourrons pas traiter votre demande.

Par ailleurs, si Vous décidez de compléter votre demande avec des informations facultatives, les informations collectées peuvent être les suivantes :

  • ž Numéro de téléphone
  • ž Civilité
  • ž Message (dans la zone de texte libre prévue à cet effet).

Il est recommandé aux Personnes concernées de ne fournir que les données personnelles strictement nécessaires à leur demande, et en particulier de ne saisir aucune donnée personnelle considérée comme sensible, telles que des données pouvant révéler les origines raciales ou ethniques, les données relatives aux opinions politiques, philosophiques ou religieuses, les appartenances syndicales, les données relatives à la santé ou à la vie sexuelle, les données relatives aux infractions, condamnations, ou mesures de sûreté.

3. Finalités des traitements de données et bases juridiques

La collecte et l’utilisation des données personnelles des Personnes concernées se fondent sur les bases juridiques suivantes :

– Le traitement des données constitue un intérêt légitime pour analyser la candidature soumise à Alvedis. Les informations que le candidat renseigne sur son identité, sa formation, son expérience professionnelle sont nécessaires au choix du candidat par Alvedis et son client, qui disposent d’un intérêt légitime à collecter ces données.

– Le traitement se fonde sur l’exécution de mesures pré-contractuelles prises à la demande du candidat ou du personnel de l’entreprise qui souhaite être recruté pour un poste défini ou qui souhaite confier une mission à Alvedis.

– Lorsqu’Alvedis collecte des données auprès du candidat pour que son client puisse élaborer le contrat de travail, le traitement est rendu nécessaire pour respecter une obligation légale à laquelle le client est soumis, ou se fonde sur l’exécution du contrat auquel le candidat est parti.

– Enfin, Alvedis a parfois besoin de recueillir le consentement des Personnes concernées pour réaliser un traitement.

Alvedis pourra utiliser les données personnelles collectées pour les finalités suivantes :

– Analyse de la candidature (compétences, qualifications, diplômes, adéquations du poste à la candidature).

– Vérification du contenu de la candidature et, le cas échéant, prises de références. Si Alvedis procède à la collecte de références auprès de l’environnement professionnel du candidat, ce dernier en sera préalablement informé par Alvedis.

– Interactions avec le candidat concernant sa candidature.

–  Présélection du candidat et transmission des données à l’employeur, sous réserve de l’accord exprès préalable du candidat.

– Réception en entretien du candidat et établissement du contrat de travail avec l’employeur.

– Conservation de vos données personnelles pour vous informer des possibilités d’emploi futures autres que le poste spécifique pour lequel vous nous avez contactés si vous n’avez pas demandé la suppression de vos données.

– Réponse à vos demandes de renseignements sur le Site.

– Prospection ou communication promotionnelle sur d’éventuels évènements auxquels participe Alvedis, sous réserve pour les candidats et visiteurs d’un opt-in préalable et d’une option « unsubscribe » (désinscription) dans chaque communication.

– Partage de données personnelles avec d’autres sociétés de recrutement, sous réserve d’un « opt-out » vous permettant de refuser que vos informations soient transmises à ces entités.

4. Durée de conservation des données personnelles collectées

Le traitement des données personnelles collectées s’effectue pendant la période nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles ont été recueillies et selon la nature des données personnelles collectées.

Par exemple, les données collectées au moment d’une candidature sont conservées par Alvedis le temps de l’examen des candidatures pour le poste concerné, et au maximum pendant une durée de deux ans à compter du dernier contact avec le candidat, si le candidat ne demande pas la destruction de son dossier de candidature avant cette échéance.

Les données collectées en vue de gérer les demandes d’information d’un visiteur sont conservées 3 ans après la clôture de la demande. Les données du visiteur sont effacées lorsque les durées de conservations expirent.

Les données collectées en vue de gérer la relation contractuelle avec une entreprise qui a mandaté Alvedis pour le recrutement d’un candidat sont conservées pendant la durée de relation commerciale.

Néanmoins, certaines données pourront être archivées au-delà des durées prévues en raison d’une obligation légale de conservation de données (par exemple, délais de prescription légaux), ou parce que ces données présentent un intérêt administratif, notamment en cas de contentieux.

Le candidat peut demander la suppression des données en contactant Alvedis à l’adresse suivante : Alvedis Conseil, 5, Place des Ternes, 75017 Paris.

Par ailleurs, nos clients employeurs, en tant que responsables conjoints de traitement des candidatures définissent leur propre durée de conservation de vos données personnelles. Vous pouvez les contacter pour obtenir des informations sur la durée de conservation de vos données.

5. Protection des données personnelles

Les données personnelles collectées par Alvedis demeurent strictement confidentielles.

Alvedis s’engage à prendre toutes les précautions utiles, mesures organisationnelles et techniques appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des données et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Alvedis a mis en place des mesures de sécurité pour protéger les données personnelles collectées, notamment contre tout accès et utilisation non autorisés.

Alvedis a également mis en place des procédures pour traiter toute atteinte avérée ou présumée à la sécurité des données, et a, conformément à la loi, mis en œuvre des mesures d’alerte lui permettant de satisfaire à son obligation d’aviser l’autorité de contrôle compétente, ainsi que s’il y a lieu, les Personnes concernées, en cas d’atteinte présumée à la sécurité des données.

Néanmoins, Alvedis attire l’attention des Personnes concernées sur le fait que la transmission d’informations personnelles au travers d’Internet ne peut être totalement sécurisée.

En conséquence, Alvedis ne pourra en aucun cas garantir la sécurité totale des données personnelles transmises par les Personnes concernées sur le Site. Les Personnes concernées transmettent leurs informations et données à leurs propres risques et sous leur propre responsabilité. A ce titre, les Personnes concernées reconnaissent et acceptent que, sous réserve des dispositions légales impératives, Alvedis décline toute responsabilité en cas d’accès, d’utilisation, de dommage ou de destruction non autorisée des données.

6. Destinataires des données personnelles collectées

Les données personnelles collectées fournies directement par la Personne concernée à Alvedis ne sont jamais transmises à des tiers comme d’autres organismes de recrutement ou des partenaires commerciaux, sauf accord de votre part.

Seuls le personnel d’Alvedis, ses sous-traitants, les autorités et organismes publics ainsi que l’ensemble des personnes qui en ont besoin pour l’exercice de leurs missions (dont les clients qui ont mandaté Alvedis pour trouver un candidat) sont destinataires des données du candidat, pour les seules finalités exposées ci-dessus, et à la condition que le candidat accepte préalablement ce transfert à l’employeur. Toutes ces personnes sont soumises à une obligation de confidentialité.

– Autorités et organismes publics

Conformément à la loi, Alvedis pourra être tenu de divulguer les données collectées à des autorités administratives ou judiciaires. Alvedis pourra traiter et divulguer les données personnelles collectées conformément à la loi applicable pour défendre ses intérêts légitimes, notamment dans le cadre d’une procédure judiciaire.

– Sous-traitants

Les prestataires de services informatiques auront accès aux données de la Personne concernée dans le cadre de la fourniture de prestations de services informatiques notamment d’opération de maintenance du système informatique d’Alvedis.

Alvedis est également susceptible de faire appel à des partenaires de recrutement sous-traitants, c’est-à-dire, à d’autres entités de recrutement de confiance, pour leur confier une opération de recrutement spécifique, qui auront accès à l’ensemble des données personnelles que nous aurons recueillies pour Vous proposer un poste à pourvoir.

Nous exigeons de ces tiers qu’ils s’engagent sur la confidentialité et la protection des données.

– Clients d’Alvedis

Alvedis divulgue vos informations à caractère personnel aux clients employeurs qui disposent de postes à pourvoir susceptibles de Vous intéresser, et ce après avoir obtenu votre accord exprès. Le client d’Alvedis intervient en tant que responsable conjoint du traitement pour les opérations de recrutement.

7. Transfert des données personnelles collectées

Alvedis peut être amenée à communiquer certaines données à des clients situés en dehors de l’Union Européenne dans le cadre de missions de recrutement. Dans cette hypothèse, et en cas de transfert vers un pays n’apportant pas un niveau de protection adéquat au sens de la Règlementation, Alvedis conclura des Clauses Contractuelles Types 2010/87/UE de la Commission Européenne du 5 février 2010 avec ledit client, responsable de traitement conjoint de l’opération de recrutement.

8. Droits des Personnes concernées

Les Personnes concernées peuvent à tout moment demander l’accès, la rectification, l’effacement, la portabilité et la restriction du traitement de ses données personnelles transmises à Alvedis, ou encore s’opposer au traitement :

Droit d’accès : droit de recevoir une copie des données personnelles collectées ; si nous avons une bonne raison, et si la réglementation le permet, nous pouvons refuser une telle demande d’accès à vos informations à caractère personnel ou à certains éléments de votre demande. Si nous refusons votre demande ou un élément de celle-ci, nous Vous en indiquerons les raisons.

Droit de rectification : droit de demander la rectification de toute erreur dans les données ou de les compléter.

Droit à l’effacement : droit de demander l’effacement de vos données personnelles, par exemple si les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées (à l’issue d’une candidature par exemple).

Droit à l’oubli : droit de demander de supprimer les données personnelles, dans les cas légaux.

Droit à la limitation du traitement : droit de demander de limiter le traitement des données personnelles.

Droit à la portabilité des données : droit de recevoir les données personnelles transmises, dans un format standard et/ou de transmettre ces données à un tiers, dans certaines circonstances.

Droit d’opposition au traitement : droit de s’opposer dans certaines situations, à la poursuite du traitement de vos données personnelles, par exemple dans le cas du traitement effectué sur la base de l’intérêt légitime ou sur la base d’un opt-out pour refuser de recevoir des communications de notre part.

La Personne concernée peut exercer ces droits à tout moment en contactant Alvedis à l’adresse suivante : Alvedis Conseil, 5, Place des Ternes, 75017 Paris. Lorsqu’il s’agit d’un candidat contacté

dans le cadre d’une opération de recrutement menée conjointement par Alvedis et son client, le candidat peut exercer ses droits à l’égard et contre chacun des deux responsables de traitement.

La Personne concernée peut également retirer à tout moment son consentement au traitement des données personnelles soumises à Alvedis, cependant elle est informée qu’Alvedis pourra continuer le traitement de ces données lorsque celui-ci résulte d’une obligation légale ou réglementaire.

La Personne concernée est informée qu’en cas d’exercice de ses droits, il peut lui être demandé de justifier de son identité, notamment par l’envoi d’une pièce d’identité ou tout autre document permettant de vérifier la véracité de sa demande, et ce, afin de prémunir Alvedis et les Personnes concernées contre toute demande frauduleuse.

La plupart des droits cités ci-dessus sont sous réserve de limitations et d’exceptions. Si nous ne sommes pas en mesure de donner suite à une demande pour l’exercice de vos droits, nous Vous en indiquerons la raison.

Enfin, la Personne concernée a le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de son pays de résidence, pour la France, la CNIL : https://www.cnil.fr/

9. Mises à jour de la Politique de Confidentialité

Afin d’assurer la conformité à la règlementation en vigueur, Alvedis se réserve le droit de modifier à tout moment la Politique de Confidentialité.

10. Contact du responsable des données personnelles

Le responsable des données personnelles d’Alvedis veille au respect de la réglementation et des règles en vigueur, et établit un registre des activités des traitements de données à caractère personnel.

Pour toute question relative au recrutement, pour révoquer votre consentement, ou plus largement pout toute question ou demande, veuillez contacter le responsable des données personnelles de Alvedis par email : privacy@alvedis.com.